Minha visão sobre a regra dos 2 minutos na metodologia GTD
Essa semana me deparei com o post do Leandro (A regra dos 2 minutos do GTD nunca funcionou) levantando alguns pontos relevantes sobre uma das regras da metodologia Get Things Done (GTD), proposta por David Allen.
Basicamente Leandro trouxe a reflexão de que a regra dos dois minutos não seria viável por dois principais motivos:
- Se você tiver múltiplas tarefas de 2 minutos, você gastaria um tempo elevado para executá-las, afetando a produtividade; e
- A aplicabilidade dela dependeria da habilidade de saber com precisão quanto tempo você vai gastar para fazer uma tarefa antes mesmo de iniciá-la.
Eu particularmente tendo a discordar da argumentação apresentada pelos seguintes motivos:
A regra dos 2 minutos é apresentada no livro apenas no capítulo 6, após organizar o fluxo de demandas que sempre virão de um aglomerado bruto de coisas que chegam em uma "caixa de entrada" e devem ser processadas em planejamentos e ações.
Ademais a ideia do processamento da caixa de entrada é que você passe por todos os itens dela, individualmente, e realize os direcionamentos pertinentes.
É justamente durante esse processamento da caixa de entrada que deve-se aplicar a regra dos 2 minutos. Como é necessário endereçar item por item individualmente, você basicamente verificará se tem alguma ação para ser feita no item e, se tiver, deverá ou fazer ou adiar/delegar.
É nesse momento de escolha entre fazer ou adiar que, se a demanda for de rápida execução, é mais rápido e produtivo você fazer no momento do que adicionar ao planejamento e rever ela em momento futuro.
Mesmo que o item não seja urgente, se tiver que fazer alguma coisa, faça agora. A lógica da Regra dos Dois Minutos é a seguinte: como você leva mais do que dois minutos para armazenar e depois recuperar um item, é mais eficiente lidar com ele assim que chega às suas mãos se ele não exigir mais do que esse tempo – em outras palavras, é um atalho eficiente. Se algo não for importante o bastante para ser feito, descarte-o. Se for importante e você pretender executá-lo algum dia, o fator eficiência deve ser levado em conta.1
Da forma que eu interpreto as palavras de David Allen, não é o tempo absoluto de 2 minutos que deve ser levado em consideração, mas sim o grau de complexidade da demanda. São aquelas que não dão trabalho, como responder um e-mail simples, enviar um arquivo solicitado, enviar uma mensagem de follow up com cliente, assinar um arquivo pendente que já foi analisado, dentre outras.
Tarefas simples como essas, se de fato precisam ser feitas, não tem porque adiá-las, mesmo que sejam muitas e mesmo que a soma delas gaste uma hora do seu dia. Até porque, você gastaria mais tempo ainda deixando para depois visto que elas teriam que ser planejadas de qualquer forma dentro da metodologia GTD.
Justamente por esses motivos, acredito que a regra dos 2 minutos funciona, desde que dentro do contexto de organização da caixa de entrada como proposta no livro. Inclusive utilizo ela na minha rotina profissional onde atuo na área jurídica e observei ganhos importantes de produtividade.
De qualquer forma, recomendo a todos a leitura do livro, uma vez que vários aspectos da metodologia GTD podem ser aplicados individualmente de acordo com aquilo que faz mais sentido no seu modo de trabalho. Inclusive, não incentivando a pirataria, a versão em português é bem fácil de achar o PDF por aí.
Capítulo 6 do livro A arte de fazer acontecer, de David Allen, tradução publicada no brasil pela Editora Sextante.↩